Modelo de CRM gratuito para adegas em Excel e Google Sheets — clientes, pipeline e seguimentos

A maioria das pequenas adegas ainda não precisa de um software de CRM. Precisa de um sistema: um só sítio onde vivem cada cliente, cada conversa e cada próximo passo prometido — em vez da memória do enólogo, das notas do telemóvel e de três folhas de cálculo começadas e abandonadas. Este é um modelo de CRM gratuito, feito de raiz para a venda de vinho — distribuidores, garrafeiras, restaurantes — que pode descarregar e usar hoje. Sem pedir email, sem marca de água, e importa-se sem problemas no Google Sheets.

O que tem lá dentro

• Accounts (clientes) — uma linha por cliente: tipo (distribuidor / retalhista / restaurante / importador / agente), estado ou região, prioridade, fase, o contacto principal e — a parte que importa — um próximo passo com data-limite. As datas em atraso ficam a vermelho.
• Interactions (interações) — o registo de cada chamada, visita, prova, email e conversa em feira, cada uma com uma próxima ação. Duas linhas por entrada chegam; a disciplina está em registá-la no próprio dia.
• Pipeline — uma linha por oportunidade em aberto: caixas estimadas, preço por caixa, receita (calculada), fase, probabilidade e valor ponderado (calculado). É aqui que “correu bem” passa a ser um número.
• Dashboard (painel) — totalmente automático: clientes por fase, clientes quentes, interações nos últimos 30 dias, valor do pipeline em aberto e ponderado, e o número que deve orientar a sua segunda-feira de manhã — seguimentos em atraso.
• Lists (listas) — os valores das listas pendentes (fases, tipos de cliente, prioridades). Edite-os aí se o seu processo usa outras palavras.

Como usá-lo de facto (a parte que os modelos saltam)

Um CRM — modelo ou software — falha por uma única razão: deixa de refletir a realidade. Três hábitos mantêm este vivo:

• Cada cliente tem sempre um próximo passo com data. Um cliente sem próximo passo não está “em curso”, está morto — ou o fecha como Perdido, ou escreve o passo. Esta regra, sozinha, é a maior parte do que um CRM faz.
• Registe as interações no próprio dia, em duas linhas. “Provou 3 vinhos, gostou do Grenache, enviar preços até sexta” é uma entrada perfeita. Na próxima semana já não se lembra; daqui a um mês, quando o cliente finalmente encomendar, é esse rasto que explica porquê.
• Reveja o painel todas as semanas. Primeiro os seguimentos em atraso, depois os clientes quentes, depois o pipeline ponderado. Quinze minutos à segunda-feira substituem a estratégia comercial do “logo se vê o que aparece na caixa de correio”.

A folha Pipeline usa valores ponderados — a receita estimada multiplicada pela probabilidade da fase. Cada linha, individualmente, estará errada; o total é surpreendentemente honesto. Se o seu pipeline ponderado é de 18 000 € e o objetivo do ano exige 80 000 €, não tem um problema de fecho, tem um problema de topo do funil — e isso vale a pena saber em julho, não em novembro.

Excel ou Google Sheets?

O ficheiro é um .xlsx normal. No Google Sheets: Ficheiro → Importar → Carregar, e tudo — fórmulas, listas pendentes, a formatação a vermelho dos atrasos — sobrevive. O Sheets passa a ser a melhor escolha no momento em que duas pessoas precisam de o atualizar — o que, por acaso, é também o primeiro sinal de que a adega está a deixar de caber em folhas de cálculo.

Uma nota sobre o que este modelo não é

Por uma questão de honestidade: o GrapeFlow, que fez este modelo, não é uma empresa de CRM. O GrapeFlow é software de produção para pequenas adegas — vinha, adega, stocks, rastreabilidade. Criámos este modelo porque os nossos clientes nos perguntavam constantemente o que usar para acompanhar as vendas, e a resposta honesta, à escala de uma adega boutique, é: uma folha de cálculo bem desenhada, usada com disciplina. Onde o GrapeFlow ajuda na parte comercial é em tudo o que uma conversa de venda desencadeia — o que há de facto em stock, que lotes estão engarrafados, as fichas técnicas e a documentação de rastreabilidade que um distribuidor pede antes da primeira encomenda.