Modèle de CRM gratuit pour domaine viticole, sur Excel et Google Sheets : comptes, pipeline et relances

La plupart des petits domaines n’ont pas encore besoin d’un logiciel de CRM. Ce qu’il leur faut, c’est un système : un seul endroit où vivent chaque compte, chaque échange et chaque prochaine étape promise — plutôt que la mémoire du vigneron, l’application de notes du téléphone et trois tableurs à moitié commencés. Voici un modèle de CRM gratuit conçu spécifiquement pour la vente de vin — distributeurs, cavistes, restaurants — à télécharger et à utiliser dès aujourd’hui. Aucune adresse e-mail demandée, aucun filigrane, et il s’importe proprement dans Google Sheets.

Ce qu’il contient

• Accounts (comptes) — une ligne par compte : type (distributeur / caviste / restaurant / importateur / agent), État, priorité, étape, contact principal et — l’essentiel — une prochaine étape avec une échéance. Les dates dépassées passent en rouge.
• Interactions (échanges) — le journal de chaque appel, visite, dégustation, e-mail et conversation sur un salon, chacun avec une action suivante. Deux lignes par entrée suffisent ; la discipline, c’est de le noter le jour même.
• Pipeline — une ligne par opportunité en cours : caisses estimées, prix par caisse, chiffre d’affaires (calculé), étape, probabilité et valeur pondérée (calculée). C’est là que « ça s’est bien passé » devient un chiffre.
• Dashboard (tableau de bord) — entièrement automatique : comptes par étape, comptes chauds, échanges des 30 derniers jours, valeur du pipeline ouvert et pondéré, et le chiffre qui devrait guider votre lundi matin — les relances en retard.
• Lists (listes) — les valeurs des menus déroulants (étapes, types de compte, priorités). Modifiez-les là si votre processus emploie d’autres mots.

Comment s’en servir vraiment (ce que les modèles oublient)

Un CRM — modèle ou logiciel — échoue pour une seule raison : il cesse de refléter la réalité. Trois habitudes maintiennent celui-ci en vie :

• Chaque compte a toujours une prochaine étape datée. Un compte sans prochaine étape n’est pas « en cours », il est mort : soit vous le clôturez comme perdu (Lost), soit vous écrivez l’étape. Cette seule règle représente l’essentiel de ce que fait un CRM.
• Consignez les échanges le jour même, en deux lignes. « Servi 3 vins, il a aimé le grenache, envoyer les tarifs d’ici vendredi » est une entrée parfaite. La semaine prochaine, vous ne vous en souviendrez plus ; le mois prochain, quand le compte passera enfin commande, c’est cette trace qui expliquera pourquoi.
• Passez le tableau de bord en revue chaque semaine. D’abord les relances en retard, puis les comptes chauds, puis le pipeline pondéré. Un quart d’heure le lundi remplace la stratégie commerciale « au gré de la boîte de réception ».

L’onglet Pipeline utilise des valeurs pondérées : le chiffre d’affaires estimé multiplié par la probabilité de l’étape. Chaque ligne prise isolément sera fausse ; le total, lui, est étonnamment honnête. Si votre pipeline pondéré s’élève à 18 000 $ et que votre objectif annuel en exige 80 000, vous n’avez pas un problème de conclusion, mais un problème de haut d’entonnoir — et mieux vaut le savoir en juillet qu’en novembre.

Excel ou Google Sheets ?

Le fichier est un .xlsx standard. Dans Google Sheets : Fichier → Importer → onglet « Importer », et tout est conservé — formules, menus déroulants, mise en rouge des retards. Sheets devient le meilleur choix dès que deux personnes doivent le mettre à jour, ce qui, justement, est aussi le premier signe que vous commencez à dépasser les tableurs.

Ce que ce modèle n’est pas

Par souci d’honnêteté : GrapeFlow, qui a conçu ce modèle, n’est pas un éditeur de CRM. GrapeFlow est un logiciel de production pour petits domaines — vigne, chai, stocks, traçabilité. Nous avons créé ce modèle parce que nos clients nous demandaient sans cesse quoi utiliser pour suivre leurs ventes, et la réponse honnête, à l’échelle d’un petit domaine, est : un tableur bien conçu, utilisé avec discipline. Là où GrapeFlow aide côté commercial, c’est pour tout ce qu’une discussion de vente déclenche — ce qui est réellement en stock, quels lots sont en bouteille, les fiches techniques et les documents de traçabilité qu’un distributeur réclame avant la première commande.