Kostenlose CRM-Vorlage für Weingüter in Excel und Google Sheets – Kunden, Pipeline und Nachfassen

Die meisten kleinen Weingüter brauchen noch keine CRM-Software. Was sie brauchen, ist ein System: ein Ort, an dem jeder Kunde, jedes Gespräch und jeder zugesagte nächste Schritt festgehalten ist – statt im Gedächtnis des Kellermeisters, in der Notizen-App auf dem Handy und in drei halb angefangenen Tabellen. Dies ist eine kostenlose CRM-Vorlage, speziell für den Weinvertrieb gebaut – Distributoren, Fachhandel, Gastronomie –, die Sie heute herunterladen und nutzen können. Ohne E-Mail-Angabe, ohne Wasserzeichen, und sie lässt sich sauber in Google Sheets importieren.

Was drinsteckt

• Accounts (Kunden) – eine Zeile pro Kunde: Typ (Distributor / Händler / Restaurant / Importeur / Makler), Bundesstaat bzw. Region, Priorität, Phase, Hauptansprechpartner und – der entscheidende Teil – ein nächster Schritt mit Fälligkeitsdatum. Überfällige Termine werden rot.
• Interactions (Kontakte) – ein Protokoll jedes Anrufs, Besuchs, jeder Verkostung, E-Mail und jedes Messegesprächs, jeweils mit einer nächsten Aktion. Zwei Zeilen pro Eintrag reichen; die Disziplin besteht darin, ihn noch am selben Tag zu erfassen.
• Pipeline – eine Zeile pro laufender Verkaufschance: geschätzte Kisten, Preis pro Kiste, Umsatz (berechnet), Phase, Wahrscheinlichkeit und gewichteter Wert (berechnet). Hier wird aus „lief gut“ eine Zahl.
• Dashboard (Übersicht) – vollautomatisch: Kunden nach Phase, heiße Kontakte, Gespräche der letzten 30 Tage, offener und gewichteter Pipeline-Wert und die Zahl, die Ihren Montagmorgen bestimmen sollte – überfällige Wiedervorlagen.
• Lists (Listen) – die Werte der Auswahllisten (Phasen, Kundentypen, Prioritäten). Passen Sie sie dort an, wenn Ihr Prozess andere Begriffe verwendet.

Wie Sie sie tatsächlich nutzen (der Teil, den Vorlagen auslassen)

Ein CRM – ob Vorlage oder Software – scheitert aus einem einzigen Grund: Es bildet die Wirklichkeit nicht mehr ab. Drei Gewohnheiten halten dieses hier am Leben:

• Jeder Kunde hat immer einen nächsten Schritt mit Datum. Ein Kunde ohne nächsten Schritt ist nicht „in Bearbeitung“, er ist tot – schließen Sie ihn entweder als „Lost“ (verloren) ab oder schreiben Sie den Schritt auf. Allein diese Regel ist schon der größte Teil dessen, was ein CRM leistet.
• Gespräche am selben Tag erfassen, in zwei Zeilen. „3 Weine ausgeschenkt, der Grenache hat ihm gefallen, Preisliste bis Freitag schicken“ ist ein perfekter Eintrag. Nächste Woche wissen Sie es nicht mehr; nächsten Monat, wenn der Kunde endlich bestellt, ist diese Spur der Grund dafür.
• Die Übersicht wöchentlich durchgehen. Zuerst die überfälligen Wiedervorlagen, dann die heißen Kontakte, dann die gewichtete Pipeline. Fünfzehn Minuten am Montag ersetzen die Vertriebsstrategie „was eben gerade im Posteingang auftaucht“.

Das Pipeline-Blatt arbeitet mit gewichteten Werten – geschätzter Umsatz mal Wahrscheinlichkeit der Phase. Einzelne Zeilen werden falsch sein; die Summe ist erstaunlich ehrlich. Liegt Ihre gewichtete Pipeline bei 18.000 $ und Ihr Jahresziel braucht 80.000 $, haben Sie kein Abschlussproblem, sondern ein Problem oben im Trichter – und das wollen Sie im Juli wissen, nicht im November.

Excel oder Google Sheets?

Die Datei ist eine normale .xlsx-Datei. In Google Sheets: Datei → Importieren → Hochladen, und alles – Formeln, Auswahllisten, die rote Markierung überfälliger Termine – bleibt erhalten. Sheets ist die bessere Wahl, sobald zwei Personen die Tabelle pflegen müssen – was übrigens auch das erste Anzeichen dafür ist, dass Sie Tabellen insgesamt entwachsen.

Was diese Vorlage nicht ist

Der Ehrlichkeit halber: GrapeFlow, von dem diese Vorlage stammt, ist kein CRM-Anbieter. GrapeFlow ist Produktionssoftware für kleine Weingüter – Weinberg, Keller, Bestand, Rückverfolgbarkeit. Wir haben diese Vorlage gebaut, weil unsere Kunden immer wieder fragten, womit sie ihren Vertrieb verfolgen sollen, und die ehrliche Antwort für Boutique-Betriebe lautet: eine gut gebaute Tabelle, diszipliniert genutzt. Wo GrapeFlow im Vertrieb tatsächlich hilft, ist bei allem, was ein Verkaufsgespräch auslöst – was wirklich auf Lager ist, welche Partien abgefüllt sind, Spezifikationen und Rückverfolgbarkeitsunterlagen, die ein Distributor vor der ersten Bestellung verlangt.