Registro telematico vitivinicolo sul SIAN: chi deve tenerlo, termini di registrazione e controlli

In Italia il registro di carico e scarico dei prodotti vitivinicoli esiste soltanto in forma dematerializzata, all’interno del SIAN. Le regole di tenuta sono quelle del D.M. 20 marzo 2015, n. 293; l’articolo 58 della legge 12 dicembre 2016, n. 238 (Testo unico della vite e del vino) rinvia a esse e alle norme europee. Il vademecum vendemmiale dell’ICQRF lo ripete senza giri di parole: il registro deve essere tenuto esclusivamente in forma telematica.

Questa guida riassume chi è obbligato, i termini di registrazione, la chiusura annuale e ciò che un ispettore confronta durante un controllo. Il D.M. 293/2015 è stato integrato più volte e rinvia a regolamenti europei poi sostituiti: per i casi dubbi fanno fede la versione vigente, la guida al registro pubblicata sul portale SIAN e l’ufficio ICQRF competente.

Chi deve tenere il registro telematico

L’articolo 2 del decreto obbliga chiunque detenga un prodotto vitivinicolo per l’esercizio di un’attività imprenditoriale, agricola o commerciale. In pratica: cantine, imbottigliatori, aziende agricole che vinificano, commercianti di vino sfuso. Due precisazioni utili:

• Per ogni stabilimento e ogni deposito si tiene un registro distinto (art. 3, comma 2).
• Chi lavora per conto terzi registra le operazioni nel proprio registro, separate per committente e con l’indicazione dei vasi vinari usati, ed è responsabile dei dati inseriti (art. 2, comma 2).
• La tenuta può essere delegata a un’impresa specializzata (art. 3, comma 4); il vademecum ICQRF ricorda che i CAA sono già abilitati sul SIAN e che le altre imprese delegate vanno inserite nell’apposito elenco del sistema informativo dell’ICQRF.

Chi è esentato

L’esenzione più rilevante per le piccole aziende è nell’articolo 58, comma 2, della legge 238/2016: per i titolari di stabilimenti enologici con produzione annua pari o inferiore a 50 ettolitri, con annessa vendita diretta o ristorazione, l’obbligo di tenuta dei registri si considera assolto con la dichiarazione di produzione e la dichiarazione di giacenza. Il D.M. 293/2015 elenca altri esoneri, tra cui i grossisti di vino confezionato che non effettuano alcuna manipolazione, i rivenditori al minuto di piccoli quantitativi e i vettori che detengono prodotti confezionati. Gli esentati devono comunque esibire, se richiesti, i documenti di accompagnamento e la documentazione commerciale (art. 2, comma 5).

I termini di registrazione

È qui che nascono la maggior parte delle contestazioni. L’articolo 5, comma 1, del D.M. 293/2015 fissa termini diversi a seconda dell’operazione:

• Entrate: entro il primo giorno lavorativo successivo a quello della ricezione.
• Uscite: entro il terzo giorno lavorativo successivo a quello della spedizione.
• Operazioni di cantina soggette a registrazione (tagli, pratiche enologiche e simili): entro il primo giorno lavorativo successivo a quello di effettuazione.
• Aumento del titolo alcolometrico: prima dell’operazione o subito dopo, a seconda del tipo di dichiarazione preventiva presentata.
• Mosti e vini con titolo alcolometrico totale inferiore all’8% vol non denaturati: entro il giorno successivo all’ottenimento.
• Spedizioni di uno stesso prodotto confezionato in recipienti fino a 5 litri: con periodicità mensile.

Il comma 2 prevede termini più lunghi, di 30 giorni per gran parte di queste operazioni, in due casi: per chi usa una contabilità computerizzata capace di giustificare a prima richiesta operazioni e giacenze non ancora registrate, e per le aziende che producono meno di mille ettolitri di vino l’anno prevalentemente da uve proprie, purché tutto sia controllabile in qualsiasi momento sulla base di documenti giustificativi attendibili. Le stesse aziende possono registrare in vendemmia le introduzioni di uve in forma riepilogativa entro 30 giorni, rispettando la sequenza delle operazioni.

Quando due operazioni collegate hanno termini diversi, si applica a tutte il termine più breve (D.M. 293/2015, art. 5, comma 5).

Se il ritardo dipende da un malfunzionamento del SIAN attestato dal sistema, o da un’altra causa di forza maggiore, la responsabilità dell’operatore è esclusa purché l’ufficio ICQRF competente sia avvisato tempestivamente (art. 5, comma 6).

Perdite, cali e chiusura al 31 luglio

Perdite, superi e cali di lavorazione o di giacenza si registrano quando l’operazione che li ha determinati è conclusa. Sono ammessi fino all’1,5% annuo rispetto ai quantitativi detenuti, e fino al 4% per vini in maturazione o invecchiamento in contenitori di legno. Le perdite per forza maggiore non rientrano nella percentuale: vanno comunicate subito all’ICQRF, anche via PEC, e annotate nel registro (art. 4).

Il registro si chiude al 31 luglio di ogni anno con il bilancio di cantina. Secondo il vademecum ICQRF, il bilancio e la chiusura si effettuano sul SIAN entro il 10 settembre; dopo la chiusura le operazioni fino al 31 luglio non sono più modificabili e, se l’operatore non chiude, provvede il sistema in automatico. Le differenze tra giacenza contabile ed effettiva vanno indicate al più tardi entro la presentazione della dichiarazione di giacenza (art. 3, comma 3).

Che cosa guarda l’ispettore

Un controllo confronta tre cose: ciò che è scritto nel registro, ciò che c’è fisicamente in cantina e i documenti che giustificano il passaggio dall’uno all’altro. L’articolo 5, comma 3, elenca i documenti giustificativi considerati attendibili, che devono trovarsi nello stabilimento ed essere esibiti al momento del controllo:

• documenti di accompagnamento e documenti commerciali ufficialmente riconosciuti;
• dichiarazioni preventive;
• cartelli apposti sui recipienti di cantina e sui prodotti imbottigliati con le indicazioni delle operazioni effettuate;
• comunicazioni di ritiro sotto controllo dei sottoprodotti;
• bollette di conferimento delle uve emesse dalle cooperative;
• i dati dello schedario viticolo.

Gli errori che si ripetono

• Registrare un taglio con giorni di ritardo perché “tanto si fa a fine settimana”: il termine ordinario è il primo giorno lavorativo successivo.
• Contare sulla deroga dei 30 giorni senza avere davvero documenti che, in quel momento, spieghino ogni movimento non ancora registrato.
• Cartelli di vasca non aggiornati dopo un travaso o un taglio: sono essi stessi un documento giustificativo, e un cartello sbagliato contraddice il registro.
• Cali non registrati fino alla chiusura del 31 luglio, quando la differenza diventa difficile da spiegare.
• Codici e designazioni delle partite che cambiano da un’operazione all’altra, rendendo impossibile seguire il prodotto.

Le sanzioni

L’articolo 78, comma 4, della legge 238/2016 punisce chi viola gli obblighi relativi ai documenti di accompagnamento, alla tenuta dei registri e alla documentazione ufficiale con una sanzione amministrativa da 500 a 15.000 euro, salvo che il fatto costituisca reato. La sanzione scende a 150–4.000 euro se le indicazioni non sono essenziali per identificare i soggetti, la quantità e la qualità del prodotto, oppure se il prodotto irregolare è inferiore a 100 ettolitri o 10 tonnellate (10 ettolitri per i confezionati).

Dove tenere i dati prima del SIAN

Il registro telematico è l’atto ufficiale, ma i dati nascono in cantina: una pesata, un travaso, un’aggiunta, un imbottigliamento. GrapeFlow serve a tenere questi movimenti ordinati per partita e per vasca, con volumi, date e analisi, così che la registrazione sul SIAN parta da dati già verificati. GrapeFlow non è collegato al SIAN e non registra nulla al posto dell’azienda; l’interfaccia è in inglese e in portoghese.